회의(meeting)에 대한 시행착오

오늘은 우리의 팀이 격은 시행착오에 대해서 말해보려고 한다. 뭐 거의 맨땅에 헤딩 식이나 다름이 없으니 시행착오는 불 보듯 뻔한 것이었다.
(사실 뭐.. 팀원들은 이미 시행착오가 올 것을 미리 알고 있었다는...)

팀플이나 프로젝트에서 가장 많이 하는 것은 다름 아닌 '회의(meeting)'라고 생각한다.
아이디어나 중요한 것 혹은 세부적인 것을 결정하고 시행할 때 어떠한 큰 이슈가 생길 때 등 회의는 거의 팀 활동에 필수적인 활동 중 하나이다.

우리 팀도 다른 팀처럼 많은 회의를 했는데
그중 우리가 생각하는 시행착오에 대해서 몇 가지 적어보았다.
초반에 우리가 했던 몇가지 실수들이다.

리더를 정하지 않음

어떤 팀 프로젝트를 함에 있어서 전반적인 회의를 진행하고 이끌어갈 리더가 필요하다.
그렇다... 우리는 리더조차 정하지 않았고 그저 회의에만 열중했던 것 같다.
무수한 아이디어는 나오는데 정리 정돈이 되지 못하고
점점 중구난방 하게 회의가 다른 길로 세는 것 같은 느낌이 들었다.
리더가 어느 정도 팀원들의 의견을 수렴하고 정리해 주면서 나가야 하는데, 우리는 그런 것 없이 말 그대로 회의를 그냥 '막' 했던 것 같다.
그러다 보니 우리는 미리 회의 때 논의할 주제나 해와야 할 것을 정하지 않았다. 리더도 없고 회의를 정리하지도 못하고 논의 주제나 해야 할 것조차 미리 체계적으로 정하지 못했기 때문에 시간적으로 굉장히 많이 소요가 되었고 팀원들도 쉽게 지치고 힘든 시간을 보냈던 것 같다.

결국 리더는 회의하기 전 팀원들에게 미리 해야 할 과제를 내주고 주도적으로 의견을 낼 수 있도록 도와주고 또한 회의가 고착상태에 빠졌을 때 리더의 권한으로 어느 정도 강제성을 부여하여 회의하다 생긴 병목현상을 빠르게 뚫어주는 게 회의를 매끄럽게 진행하는 방법이 아닌가 생각해본다.

회의의 룰을 정하지 않음

어떠한 product를 만들기 위해서는 각자의 역할에서 의견 일치와 커뮤니케이션이 굉장히 중요하다.
여기서 의견일치와 원활한 커뮤니케이션을 하려면 회의에 어떠한 룰을 정해야 하는데, 우리는 이 두 가지 룰을 정해서 실천 중에 있다.

1. 단어의 일치
회의를 하다 보면 수많은 전문용어, 은어, 약어 등이 출몰한다.
물론 이러한 단어들은 모르면 물어보면 해결되는 일이어서 딱히 중요한 부분은 아니라고 생각한다.
다만 내가 생각하는 중요한 부분은 하나의 단어에 대해서 서로가 생각하는 뜻이 완전히 다르거나 혹은 일부만 다르거나 할 때이다.
그래서 회의를 하는 도중 자주 출현하거나 혹은 중요한 단어를 팀원끼리 정의할 필요가 있다고 생각한다.
"에이 뭐 단어 하나 가지고 뭐 그러겠어?"라고 생각할 수도 있겠지만 이게 묵혀진 상태로 쌓이고 쌓이다 보면 언젠가는 문제가 되는 상황이 생긴다. 다만 그때는 이미 되돌리기에는 너무 늦은 상태일 수도 있다.

코딩을 할 때도 ; 하나만으로도 오류가 나듯이 회의를 할때도 단어 하나만으로 오류가 날 수 있다는 사실을 우리는 간과해서는 안된다라고 느꼈다.



2. 생각 다시 말하기
이것도 어떻게 보면 위의 내용과 일맥상통하는 이야기이긴 하다.
말 그대로 내가 생각한 생각을 다시 한번 말함으로써 상대방이 말의 뜻을 잘못 받아들였는지 혹은 오해를 했는지 아니면 잘 생각한 게 맞는지 다시 한번 확인하는 방법이다.
이 방법은 실제로 회의 중 팀원 간의 의견 불일치나 약간의 마찰의 상황이 생기기 시작할 때 사용하면 유용하다. 막상 리더가 다시 한번 각자의 주장들에 대해서 말해보도록 하였을 때 결국 서로 이야기하는 것이 달랐거나 혹은 상대방의 생각이 완벽하게 이해가 되지 않았기 때문에 생기는 가벼운 오해인 경우가 다반사이다.
그래서 우리는 이러한 비효율적인 낭비들을 없애기 위해서 '생각 다시 말하기' 스킬을 쓰면 어떨까 생각해본다.

최근 학교 선배 멘토님이 해주신 말씀이 생각난다. 커뮤니케이션 능력이 뭔가 거창한 것 같지만 거창한 것이 아니고 그럼에도 또 평소에 연습은 자주 해놔야 하는 능력이라고 말씀해 주셨다.
그냥 상대방이 기분이 좋게끔 말하고, 쉽고 이해하기 편하게 설명하며, 잘 설득하면 그게 커뮤니케이션 능력이 좋다고 하셨다.(막상 이렇게 써보니까 이 정도면 거의 고려의 외교가 서희 선생님급이라고 생각이 들지만....)
여하튼 우리는 이러한 경험을 통해서 천천히 그 능력을 쌓을 필요가 있다.

결국 시각화

앞서 말한 것 중 가장 중요하게 생각하는 것은 결국 '시각화(visualization)' 아닐까 생각한다.
예를 들어 어떤 flow chart나 ui/ux 등을 표현할 때
글보다는 이미지로 표현하는 것이 더욱 빠르고 다 같이 쉽게 이해할 수 있는 길이 아닌가 생각해 본다.
물론 이 전에 brainstorming작업을 통해서 컨셉부터 잡고 회의를 진행하지만 사실 우리 팀은 그런 것을 할 시간적 여유도 없었고 그때 당시에는 brainstorming이란 것을 해야 하는지 조차 몰랐다ㅋㅋ...
작은 것이라도 내 생각을 미리 ppt나 figma 뭐 여러 가지 툴을 이용하여 시각화만 간단히 해오더라도 회의하는 데에 사용하는 비효율적 시간을 크게 단축할 수 있고 서로 간의 합의가 빨라질 거라고 생각한다.



오늘은 이렇게 우리가 프로젝트를 하면서 겪었던 시행착오에 대해서 몇 가지 적어보았는데
아직도 많이 부족하다고 느낀다.
하지만 처음보다는 회의 시간을 현재 매우 단축시켰으며 회의의 내용과 질도 좋아지고 무엇보다 회의 프로세스가 점점 체계화되어 가고 있다.
이 글을 보시는 분들도 자신이 지금 하고 있는 프로젝트/ 팀플/ 혹은 조직활동의 회의가
잘 진행되고 있는지 아니라면 무엇 때문이고 어떻게 고치고 발전해 나가야 하는지 다시 한번 생각해보는 계기가 되었으면 한다.